La gestion administrative n’est-elle qu’une obligation légale pour les entreprises ?

analyse-stratégiqueForce est de constater que, de nos jours, bon nombre d’entreprises mettent la clé sous la porte, du fait qu’elles aient mal été gérées.

Pour qu’une entreprise présente une bonne organisation administrative, il est, avant tout, nécessaire que le dirigeant soit polyvalent. En effet, il doit gérer tous les aspects indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise. Cependant, il est courant de rencontrer des dirigeants qui veulent, d’abord, se consacrer à leur cœur de métier (dans le but de se créer au plus vite une clientèle, ce qui est compréhensible), pour ensuite se charger de tout l’administratif.

Toutefois, ce n’est pas la bonne solution ! Effectivement, les dirigeants se retrouvent débordés par la charge administrative qu’ils ont accumulée. Les dossiers se font de plus en plus nombreux et la difficulté pour les traiter s’agrandit. Contrairement aux chances de se sortir de cette gestion qui deviennent de moins en moins grandes.

Les conséquences de cette ingérence ? Les acteurs en contact avec l’entreprise (investisseurs, fournisseurs, clients,…) deviennent inquiets ou mécontents ; les dossiers administratifs n’étant pas en règle, l’entreprise se voit attribuée des amendes et pénalités, … Et c’est le cercle vicieux qui s’enclenche.

Un bon projet peut-il percer malgré une mauvaise gestion ?

L’échec n’est pas obligatoire. Cependant, là encore, nous pouvons observer que même les entreprises au projet solide et rentable, réunissant pourtant toutes les conditions pour rencontrer un succès, sont nombreuses à être victimes de ce manque de gestion.

La mauvaise gestion d’une entreprise se voit, généralement, révélée lorsque celle-ci fait face à un développement significatif de son activité et que les ventes de produits ou prestations augmentent. La réputation de l’entreprise (et de son dirigeant) est alors entachée car elle n’est plus à même de répondre aux besoins administratifs en temps voulu.

Pourtant, cette charge administrative est indispensable pour l’entreprise afin de connaître les prévisions de résultats et, de ce fait, la stratégie à adopter. Par conséquent, au-delà d’une obligation légale, la gestion administrative est, bel et bien, un outil stratégique.

Nous l’avons compris, il est nécessaire de partir sur des bases saines en termes de gestion pour augmenter les chances de réussite de l’entreprise. Pour ce faire, il faut investir, dès le début, en administratif et en comptabilité. Cela représente un coût en temps et financier. Toutefois, le résultat est là : une entreprise qui investit plus dès le départ dans l’organisation et la gestion de son entreprise a plus de chances de réussir qu’une entreprise  qui investit peu.

Article rédigé par : Ain Boost’Office
http://www.ainboostoffice.fr

Le contrat à temps partiel de 24 heures minimum : quelles conséquences pour les entreprises ?

images

Que dit la loi ?

Depuis la loi n°2013-504 votée en juin 2013 effective depuis le 1er janvier 2014, il n’est plus possible d’embaucher une personne pour moins de 24 heures par semaine sur un contrat à temps partiel.

Par conséquent, une personne devra travailler au minimum 24 heures par semaine ou bien l’équivalent sur un mois, soit 104 heures. Cependant, il y a des exceptions pour :

  • Les salariés qui en font la demande écrite et justifiée par des contraintes personnelles ou professionnelles (plusieurs activités en parallèle)
  • Les étudiants de moins de 26 ans, les salariés handicapés qui en font la demande.
  • Les salariés qui, sur décision de leur médecin et du médecin du travail, doivent travailler moins de 24 heures pour des raisons thérapeutiques.
  • Les CDD et les contrats d’intérim dont la durée ne dépasse pas 7 jours ou bien, si l’embauche du salarié est motivée uniquement par le remplacement d’un salarié absent.
  • Les dispositifs d’insertion visant les embauches de salariés issus d’associations intermédiaires ou d’intérim.

Quelles conséquences pour les entreprises ?

 En 2013, on comptait 4,5 millions de personnes travaillant sous un contrat à temps partiel, dont la moitié travaillait moins de 24 heures. Il apparaît donc que cette loi a eu des répercussions sur beaucoup de salariés et d’entreprises.

Si l’opinion générale démontre que c’est une bonne nouvelle pour les salariés, il paraît évident que c’en est une mauvaise pour les entreprises.

La première conséquence est que cette loi a demandé de nombreux aménagements aux entreprises. En effet, le premier objectif a été de ne pas baisser la productivité. Il a donc fallu trouver de la charge de travail supplémentaire pour les personnes qui avaient été embauchées pour moins de 24 heures. Cela a dû, dans certains cas, contraindre à la polyvalence des salariés.

Une autre contrainte est que, si une entreprise souhaite de la main d’œuvre pour une charge de travail correspondant à moins de 24 heures par semaine, le coût horaire lui reviendra plus cher puisqu’elle devra employer quelqu’un pour, au minimum, 24 heures.

La sous-traitance : une solution ?

Faire appel à un sous-traitant est un bon moyen pour les entreprises d’avoir de la main d’œuvre, mais sans les contraintes liées à l’embauche (dont le minimum de 24h pour les contrats à temps partiel). Effectivement, le prestataire ne fait pas partie des salariés et n’est donc pas soumis aux articles de lois relatifs au salariat. Par conséquent, les entreprises ne s’engagent que sur la durée souhaitée et ne payent donc que les heures de travail dont ils ont réellement besoin, tout en gardant la liberté de pouvoir modifier la durée du contrat en cas de fluctuation de leur activité.

L’externalisation présente de nombreux autres avantages. Vous pouvez connaître plus en détail les caractéristiques et le bénéfice de l’externalisation en consultant notre article « Pourquoi faire appel à une assistante indépendante ».

Article rédigé et propriété de : Ain Boost’Office
http://www.ainboostoffice.fr

A propos de la création d’ABO

Logo blogPourriez-vous nous présenter votre entreprise en quelques mots ?

Ain Boost’Office a vu le jour en Mars 2014. Il s’agit d’une entreprise individuelle spécialisée dans la gestion des ressources humaines, et plus particulièrement, en recrutement. Nous faisons également du secrétariat externalisé, ce qui nous permet de proposer une large gamme de prestations à nos clients et de les soutenir sur l’ensemble de leur gestion d’entreprise.


Comment vous est venue l’idée de créer votre entreprise
 ?

J’ai toujours souhaité créer mon entreprise et j’ai orienté mes études dans ce sens.

Je suis titulaire d’un BTS en Management et d’une Licence en Gestion des Ressources Humaines.

Après plusieurs années en tant que salariée dans divers secteurs d’activité, j’ai décidé de me lancer dans mon projet. En effet, grâce à ces expériences réussies, j’ai estimé que je pouvais proposer mes compétences en tant qu’indépendante.


Vous parlez d’expériences réussies, pouvez-vous nous en dire plus
 ?

Lire la suite

Etude de rentabilité

augmentation charges

Quelle est la rentabilité pour une entreprise de faire appel à Ain Boost’Office ?

Embaucher ou externaliser ? Voici le dilemme qui se présente de plus en plus aux entreprises. Le contexte économique actuel est peu favorable à l’embauche. De plus, les nouvelles lois ont tendance à accentuer la réticence des chefs d’entreprise. C’est pourquoi, faire appel à une entreprise indépendante semble être une bonne solution.

Cependant, ce concept est encore mal connu en France et les sociétés ont du mal à faire confiance à des personnes extérieures à l’entreprise. Outre la confidentialité des données, une autre raison qui freine l’entrepreneur à sous-traiter certaines de ses missions est le prix. Pour beaucoup externaliser un service est synonyme de coût élevé. Pourtant, nous allons vous démontrer qu’il peut être très rentable pour une entreprise de faire appel à un service de gestion administrative ou de gestion des Ressources Humaine indépendant.

 I-  Avantages et rentabilité

Il faut d’abord préciser que le premier bénéfice pour une entreprise réside sur l’engagement. Faire appel à un prestataire indépendant, c’est faire appel à lui que quand vous en éprouvez le besoin.

Prenons l’exemple d’une mission ponctuelle : vous avez besoin de l’aide d’une personne pour seulement un mois. Il est plus économique de faire appel à une entreprise indépendante plutôt que d’embaucher quelqu’un, cela vous évitera les coûts liés à l’embauche, les indemnités de fin de contrat, les charges salariales, les coût d’intérim, …

Maintenant, intéressons-nous de plus près à la comparaison des coûts engendrés par l’embauche d’un salarié supplémentaire et ceux engendrés par l’intervention d’Ain Boost’Office. Pour cela nous allons prendre un exemple :

Une entreprise a besoin d’une personne pour l’aider dans sa gestion administrative de façon récurrente. Elle estime que ce besoin représente 1 jour de travail par semaine. Deux options s’offrent à elle :

  • Soit elle embauche un salarié pour lequel elle sera obligée de signer un contrat à temps partiel, c’est-à-dire 24 heures par semaine minimum*. En se basant sur le salaire moyen d’une secrétaire (1 005.68 € brut par mois), le coût total pour l’entreprise sera de 1 578,15€ auxquel il faudra ajouter les primes et autres indemnités éventuelles.
  • Soit elle fait appel à Ain Boost’Office. Etant une entreprise indépendante, nous ne sommes pas salariés de l’entreprise. Par conséquent, la prestation n’engendre aucuns coûts liés aux charges salariales. De plus, nous agissons en tant que fournisseur, ce qui signifie que notre prestation est entièrement déductible de votre chiffre d’affaires et permet donc de faire baisser vos charges d’entreprise.

A raison de 29.00 € par heure, le coût total mensuel s’élèvera donc, pour 1 jour de travail par semaine, à 812.00 €.

Le graphique suivant met en évidence la comparaison des coûts engendrés par un salarié et par ABO pour une charge de travail correspondant à 1 jour par semaine :

rentabilité
*
Selon l’article de loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la  sécurisation de l’emploi  publiée au Journal officiel du 16 juin 2013, A partir du 01/01/2014, toute nouvelle embauche à temps partiel ne pourra proposer une durée de travail inférieure à 24h par semaine.

II-  Rentable oui mais jusqu’à combien d’heures par semaine ?

Quelle que soit la charge de travail demandée à Ain Boost’Office par votre entreprise, nous sommes plus rentables jusqu’à 2 jours de présence par semaine soit de 1 heure à 56 heures par mois.

En effet, avec un prestataire indépendant, vous ne payez que les heures dont vous avez réellement besoin. Alors qu’en embauchant, si la charge de travail diminue certains mois, vous serez quand même obligé de payer le salaire complet de votre salarié.

En conclusion, si votre besoin est inférieur ou égal à deux jours par semaine, il sera plus rentable pour vous de s’adresser à Ain Boost’Office.

Pour toute information complémentaire nous vous invitons à vous rendre sur notre site internet : www.ainboostoffice.fr ou à nous contacter par mail : contact@ainboostoffice.fr

Article rédigé et propriété de : Ain Boost’Office

Plus de tranquillité avec le secrétariat médical externalisé

secrétariat1

Assurer le secrétariat de son propre cabinet médical peut parfois être une mission impossible pour un médecin. Il est alors intéressant de recourir au secrétariat médical externalisé en cas de surcroît d’activité ou bien, tout simplement si le médecin ne souhaite pas embaucher. Cette solution consiste à faire appel à une secrétaire médicale indépendante qui réalisera le travail soit à distance, soit dans le cabinet du médecin.

Cette prestation répond à différents types de missions :

Dans un premier temps, la secrétaire indépendante peut assurer la permanence téléphonique du cabinet. En effet,  dans le but de fidéliser le plus possible la patientèle du médecin, il est important pour ce dernier de se consacrer entièrement à ses consultations. Mais, il est également très important d’assurer un accueil téléphonique de qualité, en étant attentif aux demandes de chacun puisque le téléphone reste le premier contact avec les patients. Il est donc nécessaire de véhiculer la meilleure image possible du cabinet et de satisfaire au mieux chacune des demandes. Cela devient vite compliqué pour le médecin qui doit, alors, assurer l’accueil téléphonique en parallèle des consultations en cours.

Sous-traiter cette mission permettra d’éviter au médecin  de répondre  au téléphone durant ses consultations, de filtrer les appels et donc, de n’être dérangé qu’en cas d’urgence.

Dans la continuité de la permanence téléphonique, une secrétaire médicale indépendante se chargera également de la gestion de l’agenda. Cela consiste à gérer à la place du médecin l’organisation des rendez-vous. Le but étant d’optimiser le planning et rentabiliser chaque journée. Comme par exemple, organiser les visites à domicile en fonction du secteur géographique, gérer les annulations et les rappels afin d’informer, au plus vite, le médecin des changements ou annulations de rendez-vous.

D’autres tâches purement administratives pourront être confiées à une secrétaire médicale indépendante comme la saisie de documents. En effet, toujours dans l’objectif de faire gagner du temps au médecin et lui permettre de se concentrer uniquement sur ses consultations, une assistante médicale réalisera pour lui la frappe de compte-rendus, courriers, protocoles de soins, retranscription audio, … Cette mission est réalisable dans au cabinet ou bien à distance : le médecin opte pour la solution qu’il préfère.

Toujours d’un point de vue administratif, une assistante médicale à temps partagé pourra également s’occuper de l’informatisation du cabinet médical. Les outils évoluent et il est important d’équiper les cabinets médicaux de logiciels d’aide à la prise de décision médicale. Il s’agit là de gagner en temps, d’avoir un meilleur suivi des dossiers et de faciliter la recherche.

Se concentrer uniquement sur ses consultations en déléguant la partie secrétariat, c’est renforcer la qualité des soins que vous apporterez à vos patients.

Vous êtes un professionnel de santé et cette solution vous intéresse ? Contactez-nous : contact@ainboostoffice.fr

Article rédigé et propriété de : Ain Boost’Office

Assistante administrative : un job bien rempli

Flyer pro recto

Monter son entreprise, c’est avoir la liberté d’exercer son métier indépendamment et c’est se confronter à de nouveaux défis. Cependant, les dirigeants d’entreprises peuvent vite se laisser déborder par la contrainte de la gestion administrative.

Il est vrai que pour qu’une entreprise bénéficie d’une bonne organisation interne, il est important de bien gérer la charge administrative qui est plutôt conséquente et qui prend beaucoup de temps à traiter. C’est pour cela que beaucoup de chefs d’entreprises ne l’apprécient pas vraiment et  qu’ils vont même jusqu’à la fuir ! Et pourtant, la gestion administrative est une mission essentielle pour une entreprise, à ne surtout pas négliger car c’est une des bases fondatrice.

La personne s’occupant de la gestion administrative dans l’entreprise est une personne capable d’être polyvalente. De ce fait, nous pouvons distinguer  3 catégories de missions qu’elle aura à effectuer :

  • Les missions Administratives

Pour beaucoup, cela représente la « paperasse » et il est vrai que les missions administratives se rattachent souvent à des tâches de secrétariat basique telles que la gestion des courriers, de la messagerie, la gestion des agendas, la saisie et la mise en page de documents, l’archivage et l’organisation de documents et dossiers. Il faut également gérer l’aspect logistique, avec le matériel et les fournitures nécessaires, passer les commandes à temps, … Mais pas seulement ! En effet, il faut assurer l’accueil physique et téléphonique, être en mesure d’informer les personnes externes à l’entreprise (Clients, Fournisseurs,…) ainsi que le personnel interne à l’entreprise.

Cela représente un enjeu important puisque le gestionnaire administratif est en contact direct avec le client. Il doit, par conséquent, donner une très bonne image de l’entreprise s’il veut fidéliser la clientèle.

  • Les missions Financières

Un assistant administratif s’occupe également de l’aspect un peu plus financier de l’entreprise. Cela passe par la saisie et le suivi des devis et factures, le suivi des règlements, les relances d’impayés, les remises de chèques en banque, ...

Cette personne peut également être amenée  à analyser des coûts financiers (de revient, de rentabilité, …) grâce aux tableaux de bord qu’elle met en place et qui permettront d’évaluer, selon des critères choisis, la performance de l’entreprise sur une période donnée.

Sans oublier qu’une entreprise doit déclarer certaines informations (déclarations de TVA, de chiffre d’affaires, PV d’assemblée, …) mensuellement, trimestriellement ou annuellement aux organismes de gestion des entreprises.

  • Les missions de Communication ou de gestion commerciale

Il s’agit là de développer la notoriété de l’entreprise en gérant les supports de communication (création de flyers, mise à jour du site web, analyse du référencement, …) ou en organisant des événements comme des salons, des conférences, … Les supports sont vastes pour faire parler de son entreprise, et cela demande d’y consacrer du temps si on veut que l’action commerciale soit forte.

Une des actions de communication préférée des entrepreneurs reste le mailing. Préparer le message à diffuser et repérer la bonne cible n’est pas chose facile. Cela passe souvent par la réalisation d’études de marchés approfondies.

Dans la communication, comme dans la gestion commerciale, le gestionnaire administratif est en interaction directe avec les prospects, c’est-à-dire ses potentiels clients. Il se doit donc d’assurer un très bon contact avec les personnes rencontrées et cela passe par tous les supports de communication utilisés par l’entreprise.

Nous avons pu le voir, la gestion administrative est riche et comprend une grande quantité de missions essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise. Il est donc important pour une assistante administrative d’avoir une grande connaissance de son environnement professionnel et de l’entreprise.

En tant que prestataire indépendant, nous saurons nous adapter au fonctionnement de votre entreprise très rapidement car la polyvalence fait partie de nos compétences professionnelles. Pour plus d’information, n’hésitez pas à vous rendre sur notre site web : www.ainboostoffice.fr ou à nous contacter par mail : contact@ainboostoffice.fr

Article rédigé et propriété de : Ain Boost’Office

Ouverture des bureaux Ain Boost’Office

13312597_1162881277077358_5561639424884957194_n

Ain Boost’Office connait un développement significatif depuis sa création et nous sommes heureux de vous annoncer que l’entreprise passe un nouveau cap en se dotant de bureaux à Bourg-en-Bresse.

Grâce à ces nouveaux moyens, Ain Boost’Office propose une meilleure qualité de services et ira plus loin dans l’accompagnement de ses clients, avec des prestations plus complètes.

Comme par exemple, lors de vos recrutements. Nous sommes maintenant en mesure de réaliser les premiers entretiens dans nos locaux, facilement accessibles. Ainsi, vous ne serez plus confronter au dérangement dans votre entreprise ou aux modifications d’organisation.

En suivant notre Coaching Emploi ou nos formations aux outils RH dans nos locaux, vous profiterez d’un endroit calme et agréable, avec l’assurance que vous ne soyez pas dérangés durant la prestation.

C’est donc au  4 rue Corneille à Bourg-en-Bresse, que nous serons ravis de vous accueillir du lundi au vendredi, de 9h30 à 12h00 et de 14h00 à 17h30.

Nous vous attendons avec impatience !

En attendant, n’hésitez pas à vous rendre sur notre site internet : www.ainboostoffice.fr